RODO

1. Aministrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Łukasz Data, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą DATA Nieruchomości Łukasz Data, zwany dalej „Administratorem”. Adres do doręczeń: Rokietnica 62-090, Osiedle Kalinowe, nr 19A, lok. 7. Kontakt: tel. 603 749 940, e-mail: biuro@datanieruchomosci.pl.  

2.  Kontakt w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym w celu realizacji praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, kontakt z Administratorem możliwy jest za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w pkt 1.

3.    Cele przetwarzania danych osobowych, podstawy prawne oraz okresy ich przechowywania
Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami oraz innymi czynnościami związanymi z jej wykonywaniem. Zakres, cele i podstawy przetwarzania danych osobowych zależą od charakteru relacji łączącej osobę, której dane dotyczą, z Administratorem, a także od obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. W szczególności dane osobowe przetwarzane są w celu podejmowania działań przed zawarciem umowy, zawarcia i realizacji umów pośrednictwa, wykonywania obowiązków ustawowych ciążących na Administratorze, w tym wynikających z ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami oraz z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: „ustawa AML”).

3.1 Cel przetwarzania: podejmowanie działań przed zawarciem umowy pośrednictwa, zawarcie oraz realizacja umów pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, w tym obsługa sprzedaży, nabycia lub najmu nieruchomości, organizacja i realizacja prezentacji nieruchomości, kontakt z uczestnikami transakcji oraz bieżąca obsługa procesu pośrednictwa; podstawa prawna: 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, albo do podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy; okres retencji danych: przez okres niezbędny do zawarcia i realizacji umowy pośrednictwa oraz jej rozliczenia, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

3.2 Cel przetwarzania: realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze jako instytucji obowiązanej, wynikających z przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w tym identyfikacja i weryfikacja tożsamości klientów, beneficjentów rzeczywistych oraz osób działających w imieniu klienta, dokumentowanie zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego oraz wykonywanie obowiązków informacyjnych i raportowych; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; okres retencji danych: przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem albo od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej – zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy AML; w przypadku wyników analiz, o których mowa w art. 34 ust. 3 ustawy AML – przez okres 5 lat, licząc od dnia ich przeprowadzenia (art. 49 ust. 2 ustawy AML). Generalny Inspektor Informacji Finansowej może – na podstawie art. 49 ust. 3 ustawy AML – zażądać dalszego przechowywania dokumentacji przez okres nie dłuższy niż kolejne 5 lat.

Administrator informuje, że jako instytucja obowiązana w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu przetwarza dane osobowe w zakresie i na zasadach określonych w tych przepisach, niezależnie od woli stron oraz treści zawartej umowy.

3.3 Cel przetwarzania: realizacja obowiązków rachunkowych, podatkowych oraz finansowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym dokumentowanie i rozliczanie zawartych umów, prowadzenie ewidencji księgowych oraz dokonywanie rozliczeń podatkowych; podstawa prawna: 6 ust. 1 lit. c) RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz przepisów prawa podatkowego; okres retencji danych: przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, a w przypadku gdy obowiązujące przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania – przez okres wynikający z tych przepisów.

3.4 Cel przetwarzania: ustalenie osób uprawnionych do kontaktu, reprezentacji, koordynacji oraz realizacji czynności związanych z umową pośrednictwa, a także zapewnienie prawidłowej organizacji współpracy oraz sprawnej komunikacji w toku prowadzonej działalności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami; podstawa prawna: 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowej organizacji procesu pośrednictwa oraz sprawnej komunikacji z osobami uczestniczącymi w tym procesie; okres retencji danych: przez okres obowiązywania umowy pośrednictwa, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń

3.5 Cel przetwarzania: dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami związanymi z prowadzoną działalnością pośrednictwa w obrocie nieruchomościami; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw oraz zabezpieczeniu interesów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą; okres retencji danych: do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

3.6 Cel przetwarzania: prowadzenie działań informacyjnych i marketingowych dotyczących usług Administratora, w tym przekazywanie informacji handlowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub telefonicznej; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – uprzednia zgoda osoby, której dane dotyczą, w zw. z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej; okres retencji danych: do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.

3.7 Cel przetwarzania: publikacja referencji dotyczących usług Administratora, obejmujących treść opinii oraz – w zależności od zakresu udzielonej zgody – dane identyfikujące osobę, której dane dotyczą; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą; okres retencji danych: do czasu cofnięcia zgody lub usunięcia referencji z miejsc ich publikacji, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.

4.    Źródło pochodzenia oraz kategorie przetwarzanych danych osobowych
Dane osobowe przetwarzane przez Administratora mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak również od innych podmiotów, w szczególności od strony umowy, którą dana osoba reprezentuje lub na rzecz której wykonuje czynności związane z realizacją umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, a także z ogólnodostępnych rejestrów oraz dokumentów i informacji przekazywanych w toku realizacji usług.

Przetwarzaniu podlegają dane osobowe klientów, reprezentantów stron umów, osób działających w imieniu klienta, beneficjentów rzeczywistych oraz innych osób uczestniczących w procesie pośrednictwa, w zakresie niezbędnym do podejmowania działań przed zawarciem umowy, jej zawarcia i realizacji, zapewnienia prawidłowej organizacji współpracy, rozliczenia usług oraz wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

W zależności od charakteru relacji oraz obowiązków prawnych Administratora przetwarzane mogą być w szczególności takie dane jak: imię i nazwisko, dane kontaktowe (np. adres poczty elektronicznej, numer telefonu), adres zamieszkania lub adres do korespondencji, dane identyfikacyjne wymagane przepisami prawa, w tym dane zawarte w dokumentach tożsamości, dane dotyczące reprezentacji lub pełnionej funkcji, a także inne dane przekazane Administratorowi w związku z realizacją usług pośrednictwa w obrocie nieruchomościami.

5.    Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, w szczególności organom publicznym oraz instytucjom właściwym w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Dane osobowe mogą być również przekazywane podmiotom uczestniczącym w realizacji transakcji lub czynności związanych z pośrednictwem w obrocie nieruchomościami, w szczególności notariuszom sporządzającym czynności notarialne związane z transakcją, a także bankom lub innym instytucjom finansowym – w przypadku finansowania transakcji.

Ponadto dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji umów pośrednictwa oraz prowadzenia działalności gospodarczej, w szczególności podmiotom świadczącym usługi informatyczne (w tym systemy CRM, poczty elektronicznej oraz przechowywania danych), podmiotom świadczącym usługi księgowe i rachunkowe, bankom i instytucjom płatniczym, operatorom pocztowym i kurierskim, kancelariom prawnym oraz podmiotom świadczącym usługi archiwizacji lub niszczenia dokumentów.

Oferty nieruchomości mogą być publikowane na portalach ogłoszeniowych – w takim przypadku przetwarzaniu podlegają wyłącznie dane kontaktowe Administratora lub osób działających w jego imieniu, a dane osobowe klientów nie są przekazywane operatorom tych portali.

W przypadku przekazywania danych osobowych podmiotom przetwarzającym, przetwarzanie odbywa się na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 28 RODO. Podmioty, którym dane osobowe są przekazywane, mogą działać jako podmioty przetwarzające albo jako odrębni administratorzy danych – w zależności od charakteru współpracy oraz celu przetwarzania danych.

6.    Prawa osób, których dane dotyczą
W zakresie przewidzianym przepisami prawa osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, prawo sprostowania danych, prawo usunięcia danych, prawo ograniczenia przetwarzania danych, a także – w przypadkach określonych w art. 20 RODO – prawo do przenoszenia danych.

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo jej cofnięcia w dowolnym momencie, przy czym pozostaje to bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych dokonanego przed cofnięciem zgody.

W zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych odbywa się w celu realizacji obowiązków prawnych wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, wykonywanie niektórych praw osoby, której dane dotyczą, może podlegać ograniczeniom na podstawie przepisów prawa, w szczególności w zakresie prawa do usunięcia danych, prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawa do ograniczenia przetwarzania.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7.    Informacja o wymogu podania danych osobowych
Podanie danych osobowych jest niezbędne do podejmowania działań przed zawarciem umowy pośrednictwa oraz do jej zawarcia i realizacji. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, podanie danych stanowi wymóg umowny. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, podanie danych stanowi wymóg wynikający z przepisów prawa, w szczególności z ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz z ustawy AML. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, podanie danych jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w szczególności zapewnienia prawidłowej realizacji, organizacji i rozliczenia umowy pośrednictwa.

Podanie danych osobowych w celach przetwarzania realizowanych na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) jest dobrowolne, a brak ich podania lub cofnięcie zgody nie wywołuje negatywnych konsekwencji dla możliwości zawarcia lub realizacji umowy pośrednictwa.

Konsekwencją niepodania danych osobowych wymaganych do zawarcia umowy lub realizacji obowiązków ustawowych będzie brak możliwości zawarcia umowy pośrednictwa lub prawidłowej realizacji czynności związanych z jej wykonywaniem.